NUOVO
De Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Utrecht, genaamd NUOVO, overwoog al enige tijd te gaan werken met een informatiesysteem voor facilitair management. De reden: niet meer afhankelijk zijn van personen en altijd en overal inzicht hebben in de status van het gebouwenonderhoud. Het opstarten van een aantal nieuwbouwprojecten was een goed moment om over te schakelen op Asset L!VE. In dit systeem worden de documenten van nieuwe gebouwen en de onderhoudsgegevens van de overige gebouwen gelijktijdig gearchiveerd.
NUOVO
NUOVO staat voor algemeen toegankelijk openbaar voortgezet onderwijs in Utrecht. De stichting telt tien scholen die zijn gehuisvest in een achttal gebouwen. Op dit moment zijn er een aantal nieuwbouwprojecten in ontwikkeling binnen de stichting. Directeur Bouwzaken Ruud Reijnders is verantwoordelijk voor deze projecten. Binnen zijn functie werkt Reijnders intensief samen met Asset Facility Management voor het implementeren en vullen van Asset L!VE. Daarnaast verzorgt Asset al jarenlang de meerjarenonderhoudsplannen en de uitvoeringsbegeleiding van onderhoudswerkzaamheden voor de stichting. Reijnders licht toe: "Eens per jaar vindt er een overleg plaats over de werkzaamheden die in dat jaar uitgevoerd moeten worden. Asset coördineert en begeleidt deze werkzaamheden en draagt bovendien zorg voor een correcte oplevering. Verder verzorgt de organisatie ook het klachtenonderhoud voor NUOVO. Klachten als een gebroken ruit of een verstopt toilet komen via de conciërge van de betreffende school rechtstreeks terecht bij Asset. Hierop onderneemt deze organisatie direct actie."
Overzichtelijk archiveren
"Door personele wisselingen binnen NUOVO of bij Asset, was het soms lastig om belangrijke documenten te achterhalen. Om dit probleem in de toekomst te vermijden, overwogen we over te schakelen op een informatiesysteem voor facilitair management", vertelt Ruud Reijnders. "Een dergelijk systeem stelt je in staat om onderhoudsgegevens digitaal te archiveren zodat deze altijd en overal toegankelijk zijn. Tijdens onderzoek naar een professioneel en inzichtelijk systeem, kwam Asset L!VE in beeld. Dit programma geeft ons inzicht in de onderhoudswerkzaamheden die Asset verzorgt en is bovendien prijstechnisch interessant. Daarom ging de voorkeur uit naar Asset L!VE. Het opstarten van een aantal nieuwbouwprojecten was bovendien het ideale moment om de keuze definitief te maken. De gegevens van de nieuwe gebouwen zijn vanaf het startmoment overzichtelijk gearchiveerd in Asset L!VE", zegt Reijnders, "de overige gebouwengegevens worden gelijktijdig toegevoegd."
Completeren Asset L!VE
Naast onderhoudskenmerken van de bestaande gebouwen, worden gegevens van de nieuwbouw, zoals vergunningen, kadastrale tekeningen of garantietekeningen doorgestuurd naar Asset. Deze organisatie verzorgt zowel de inrichting als de vulling van het systeem. Als Asset L!VE grotendeels gevuld is, wordt het systeem beschikbaar gesteld voor alle belanghebbenden binnen NUOVO. Reijnders is erg tevreden: "Zo krijgen onder andere de conciërges kijkrechten zodat zij persoonlijk de status van het klachtenonderhoud kunnen volgen. Een ander voordeel is dat het systeem ons een melding geeft wanneer bijvoorbeeld garanties verlopen. Op deze manier raken zaken niet in de vergetelheid zoals voorheen gebeurde en voorkomen we dat deadlines niet gehaald worden."
Lees hier de volledige klantcase